MAANPUOLUSTUSREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE

Reserviläisliitto ry:n ylläpitämä Maanpuolustusrekisteri on Reserviläisliitto ry:n, Suomen Reserviupseeriliitto ry:n, Maanpuolustuskiltojen liitto ry:n ja Maanpuolustusnaisten Liitto ry:n yhteinen jäsenrekisteri, jossa ylläpidetään em. liittoihin kuuluvien jäsenyhteisöjen (yhdistykset, kerhot, killat) henkilöjäsenten henkilö-, osoite- ja muita järjestötoiminnassa tarvittavia tietoja ja, jota käytetään myös em. liittojen järjestöjulkaisujen osalta tilaajarekisterinä. Maanpuolustusrekisterissä ylläpidetään myös Reserviläisten ampumaturva- ja kuntokorttijärjestelmään liittyviä tietoja.

Rekisteripitäjä ja yhteyshenkilö

Reserviläisliitto - Reservistförbundet ry

Döbelninkatu 2, 00260 Helsinki

p. 09 4056 2010, toimisto@reservilaisliitto.fi

Pääkäyttäjä Päivi Ruusuvuori, p. 09 4056 2010, jasenasiat@reservilaisliitto.fi

Rekisterin tietosisältö ja säännönmukaiset tietolähteet

Reserviläisliitto ry, Suomen Reserviupseeriliitto ry, Maanpuolustuskiltojen liitto ry ja Maanpuolustusnaisten Liitto ry ovat jäsenyhdistystensä muodostamia keskusliittoja, joiden jäseninä ja toimieliminä on erilaisia rekisteröityjä yhdistyksiä. Maanpuolustusrekisteri sisältää näiden kaikkien yhteisöjen (yhdistykset, kerhot, killat, piirit) organisatorisia tietoja, jotka ovat jäsenrekisterin toiminnan kannalta tarpeellisia. 

Henkilöiden osalta rekisteri sisältää mm. seuraavia henkilöihin sekä jäsenyyksiin liittyviä tietoja: 

- etunimet ja sukunimi sekä jäsennumero ja -laji

- yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)

- syntymäaikatieto

- henkilöiden sukupuolitieto (mies, nainen)

- ammatti- ja/tai oppiarvotiedot

- puolustushaara-, sotilasarvo- ja aselajitiedot sekä tiedot Reserviupseerikoulusta ja -kurssista

- jäsenyystiedot erilaisissa yhteisöissä liittymis- ja päättymispäivämäärineen sekä tiedot mahdollisista luottamustoimista, lehtitilauksista, kuntoluokasta ja kouluttajapätevyyksistä

- Jäsenmaksulaskutuksessa tarvittavat pankkiyhteys- ja maksutiedot sekä maksuhistorian

- ampumaturvatiedot ja siihen liittyvät maksutiedot

- markkinointi- ja muut luovutuskiellot

Maanpuolustusrekisterin sisältämät tiedot saadaan pääosin jäseniltä itseltään. Rekisterin tietoja ylläpitävät sekä täydentävät Reserviläisliiton ja muiden liittojen toimihenkilöt sekä osin em. liittojen erilaisten, maakunnallisten ja paikallisten yhteisöiden luottamus- ja toimihenkilöt. Jäsenillä on mahdollisuus omien tietojen korjaamiseen ja täydentämiseen internetin kautta.

Maanpuolustusrekisteri ei sisällä salassa pidettäviä henkilötietoja. 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja perusteet

Maanpuolustusrekisterin henkilö- ja muita tietoja käytetään mm. liittyen em. järjestöjen jäsenmaksulaskutukseen ja niihin liittyviin jäsenmaksutuloutuksiin, tiedottamiseen ja erinäisten järjestöjulkaisujen postittamiseen sekä yleiseen järjestötyöhön, -toimintaan, -tiedottamiseen, -tutkimukseen ja -koulutukseen. Järjestötoimintaan luetaan kuuluvaksi myös erilaisten järjestöhistoriikkien laatiminen ja järjestöjen jäsenyyden kestoon pohjautuvien huomionosoitusten käsittely sekä myöntäminen.

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on lakisääteinen velvoite, asianomaisten henkilöiden suostumus sekä oikeutettu etu järjestötyöhön, -toimintaan, -tiedottamiseen, -tutkimukseen ja -koulutukseen liittyen. Henkilö voi rajata tai vastustaa tietojensa käsittelyä erityiseen tilantee-seensa liittyvällä perusteella. Jäsenyys em. liittoihin kuuluvassa jäsenyhteisössä ei kuitenkaan ole mahdollinen ilman henkilötietoja Maanpuolustusrekisterissä.

Tietojen säilytysaika

Jäsenen tietoja säilytetään Maanpuolustusrekisterissä niin kauan kuin henkilö on jäsenenä jossain em. liittoihin kuuluvassa jäsenyhteisössä tai kuin tietojen säilyttäminen on muuten tarpeellista järjestötyöhön, -toimintaan, -tiedottamiseen, -tutkimukseen ja -koulutukseen liittyen. Jäse-nyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään Maanpuolustusrekisteissä kaksi vuotta, ellei henkilö itse vaadi tietojensa välitöntä poistamista rekisteristä. Joitakin jäsenen tietoja voidaan joutua säilyttämään pidempään kirjanpito- ja muiden lakien johdosta. 

Rekisteröidyn oikeudet

Henkilö voi vaikuttaa tietojensa keräämiseen, käsittelyyn ja käyttöön mm. seuraavilla tavoilla:

1. Henkilötietojen tarkistaminen ja korjaaminen. Jäsen voi tarkistaa ja korjata omat tietonsa internetin kautta ns. eAsiointia käyttäen. Lisäksi jäsen voi pyytää tietonsa kirjallisena lähettämällä sähköpostia osoitteeseen jasenasiat@maanpuolustusrekisteri.fi, jolloin tiedot lähetetään henkilön Maanpuolustusrekisterissä olevaan osoitteeseen kuukauden kuluessa. Henkilö voi myös käydä tarkistamassa tietonsa rekisterinpitäjän toimitiloissa, jolloin henkilöllisyys tulee todistaa. Henkilötietojen korjauksia voi toimittaa sähköpostilla osoitteeseen jasenasiat@maanpuolustusrekisteri.fi, kirjeitse osoitteeseen Reserviläisliitto ry / jäsenrekisteri, Döbelninkatu 2, 00260 Helsinki tai puhelimitse numeroon (09) 4056 2010. Muutettavien ja korjattavien tietojen lisäksi on ilmoitettava, mihin yhteisöön jäsenenä kuuluu.

2. Luovutuskiellot. Jäsen voi kieltää omien tietojensa luovuttamisen markkinointitarkoituksiin jäseneksi liittymisen yhteydessä tai milloin tahansa myöhemmin. Lisäksi jäsen voi kategorisesti kieltää omien henkilötietojensa luovuttamisen ulkopuolisille tahoille.

3. Henkilötietojen poisto rekisteristä. Jäsen tai muu henkilö voi milloin tahansa vaatia kohdassa 1 kirjatuilla tavoilla henkilötietojensa poistoa rekisteristä tai niiden käytön rajoittamista. Jä-senyys em. liittoihin kuuluvassa jäsenyhteisössä ei kuitenkaan ole mahdollinen ilman henkilötietoja Maanpuolustusrekisterissä.

Tietojen luovutukset

Maanpuolustusrekisterin henkilö- ja muita tietoja luovutetaan Reserviläisliiton ja muiden rekisterissä olevien liittojen yritysyhteistyökumppaneille ja alihankkijoille liittyen mm. jäsenmaksulaskujen ja -korttien tulostuksiin sekä postituksiin, jäsenlehtien postituksissa käytettäväksi, tutkimustarkoituksiin sekä ampumaturva- ja kuntokorttijärjestelmään liittyen. 

Maanpuolustusrekisterin tietokantaa verrataan säännöllisesti (kuukausittain) Postin tietokantaan lähinnä osoite- ja muiden yhteystietojen pitämiseksi ajan tasalla. Satunnaisesti (harvemmin kuin kerran vuodessa) henkilötietojen vertaamista tehdään myös muiden yritysten kanssa puhelinnu-merotietojen pitämiseksi ajan tasalla. Näihin liittyy tietojen luovutuksia Reserviläisliiton ja em. yritysten välillä.

Lisäksi tietoja luovutetaan satunnaisesti (vuosittain tai harvemmin) muille tahoille tarkoituksiin, jotka liittyvät järjestötyöhön, -toimintaan, -tiedottamiseen, -tutkimukseen ja -koulutukseen. Henkilötietojen käyttötarkoitus rajataan kulloisenkin luovutuksen yhteydessä erikseen. Henkilötietojen luovutuksesta päättää kukin liitto erikseen ja itsenäisesti. Henkilötietojen luovutuksia ei to-teuteta niiden henkilöiden osalta, jotka ovat henkilötietojensa luovutuksen kieltäneet.

Tietojen siirrot EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Maanpuolustusrekisterin tietoja ei luovuteta EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojaukset periaatteet

Maanpuolustusrekisterin tietosisältöä ja sen varmistuksia säilytetään järjestelmää ylläpitävän Kehätieto Oy:n palvelimella, joka seuraa järjestelmässä mahdollisesti havaittuja tietoturvaon-gelmia sopimusten mukaisesti. Käyttöoikeuksien tahallisesti tai tahattomasti tapahtuva rikkominen on estetty. Yhteys on käytön aikana salattu. 

Rekisterin henkilötietoja esim. yritysyhteistyökumppaneille ja alihankkijoille siirrettäessä käytetään salattua tiedonsiirtokanavaa tai tiedostomateriaalin salausta. 

Maanpuolustusrekisterin käyttäjätunnukset ja salasanat ovat henkilökohtaisia. Käyttäjätunnus ja salasana luovutetaan vain sellaiselle toimi- tai luottamushenkilölle, jolla on asemansa puolesta oikeus rekisteri- ja henkilötietojen käsittelyyn. Käyttöoikeudet rajataan kussakin tapauksessa sen pohjalta, millä organisaation tasolla (liitto, piiri, yhdistys) asianomainen toimi- tai luottamushenkilö toimii. Käytön ehdoista on laadittu kirjallinen ohje. 

Maanpuolustusrekisterin eAsioinnissa käyttäjätunnuksena on oma jäsennumero sekä henkilön itsensä määrittämä salasana.

Paperista, lähinnä jäsenmaksulaskutukseen, laskujen maksuun ja näihin liittyviin tilityksiin liittyvää, arkistoitavaa jäsenrekisteriaineistoa säilytetään lukituissa kaapeissa lain vaatima aika. Tämän jälkeen materiaali hävitetään tietosuojan periaatteet huomioiden.

Yhteystiedot

Reserviläisliiton yhteystiedot löytyvät tämän tietosuojaselosteen alusta.